Los procesos dentro de la organización están cambiando, la modernidad exige la automatización de los procesos buscando hacer mas esficientes estos mismos, el archivo digital juega un papel importante en esta modernidad ya que permite trabajar con ella en multi-plataformas y por multi-usuarios generando un mejor control de la misma.
Existen muchas soluciones de gestión documental que permiten hacer búsquedas inmediatas de cualquier información, llámense facturas, recibos, contratos, manuales, etc. Ya sean textos o cualquier otro tipo de documento como planos, fotografías,audio o vídeo. Estas soluciones permiten almacenar, respaldar, dar tiempo de vida a los documentos, distribuirlos y consultarlos desde cualquier parte del mundo, también permite llevar un registro de las modificaciones que se le hicieron al documento, bloquear información sensible, etc. logrando tener una operación basada en documentos digitales que permita ahorrar, ser más eficientes y tener toda la información segura y respaldada.
La digitalización se basa en la transformación de un documento digital a una representación binaria, la cual no solamente se utiliza para documentos escritos, sino también para fotografías, mapas, música, diapositivas, microfilm etc. El proceso comienza con un escáner, para capturar el documento. Después la información es indexada y se almacena junto a otros datos adjuntos (meta datos). Esto facilita la búsqueda simplificada para las empresas, de forma que convierte a las organizaciones en negocios mucho más eficaces. Además, evita que se pierda la información con el paso de los años, por lo que la digitalización se transforma en un instrumento seguro de gestión de datos. Asimismo, gracias a la digitalización, la recuperación de datos no supone un gasto, en ocasiones, crítico, porque puedes hacer backup de los archivos
La digitalización de documentos aumenta la eficiencia en la empresa, reduce gastos, favorece la productividad de los empleados y contribuye con el medio ambiente, al librarse de las ataduras del papel.